Applications Word VBA

La production automatisée de documents

Microsoft WordLes documents automatisés les plus connus sont les "publipostages" ou mailings. C'est une fonction de Word qui ne nécessite pas de développement VBA dans la plupart des cas, mais limite Word à l'utilisation d'une seule source de données.

Mais il existe des situations où la production de documents exige de rassembler des données et des textes provenant de plusieurs documents et/ou de plusieurs listes qu'on a tout intérêt à automatiser. Word le permet avec VBA.

Ces documents peuvent être des rapports notamment, qui peuvent rassembler des publipostages croisés avec plusieurs listes de données, provenant de tableaux Word, de listes Excel ou de tables Access, des intégrations d'autres documents Word, voire provenant d'autres applications.

Il m'est arrivé par exemple de produire automatiquement des documents de demande de subventions européennes d'une trentaine de pages, intégrant un publipostage croisé avec une requête complexe d'Access, et d'autres documents Word choisis selon certains critères parmi une bibliothèque de documents ou utilisant d'autres publipostage avec d'autres requêtes sur la base de données.

Il m'est arrivé aussi de produire automatiquement des courriers d'accompagnement de devis, commande, de facture, reprenant des montants issus de ces applications.

Généralement ces automatismes qui contrôlent Word sont écrits en VBA dans Excel ou dans Access avec les instructions du VBA de Word. Mais on peut aussi écrire des applications complètes uniquement dans Word, si le recours à Excel ou Access ne se justifie pas ou si Excel et/ou Access sont contrôlés en VBA depuis Word.

La gestions de documents

On peut réaliser une gestion de documents en VBA, dont bien évidemment une gestion de documents Word. Cela peut se faire en lien avec Excel ou Access si cette gestion nécessite des ressources importantes en traitement de listes. 

J'ai ainsi réalisé en VBA une gestion de documents Word qui permettait d'avoir une mise en forme complète de texte de "mémos" Access, mémos assemblés dans Word en un document fédérateur, qui dépendait du client ou du salarié ou de n'importe quelle entité sélectionnée dans une liste.