Spécialiste Microsoft Access en réseau local

Microsoft Access est un "SGBDR", logiciel de gestion de bases de données relationnelles, bien adapté au travail mono poste et aux petits réseaux de deux à 20 postes ou plus.

Access offre un système beaucoup plus fiable qu'Excel pour gérer des bases de données. Les basses de données Excel sont de simples listes qui exigent des mises en place de formules parfois complexes pour établir des relations entre listes. Dans Access tout ligne de données validée est immédiatement et automatiquement enregistrée dans le fichier Access. Les pertes de données sont réduites. Les données sont beaucoup mieux structurées et notamment avec Access les relations entre listes de données sont grandement facilitées par le moteur de base de données relationnelles. Tout l'avantage des données relationnelles évitent les répétitions de données. Cette rationalité des bases de données relationnelles facilitent l'actualisation des données quand c'est nécessaire.

Microsoft Access offre des possibilités d'architecture de données très complètes de type "client/serveur" en réseau local ³. Il peut parfaitement gérer des données intégrales de comptabilité, de gestion commerciales, de suivi de production, de gestion documentaire, de statistiques de toutes sortes, etc.

Microsoft affirme qu'Access supporte des réseaux locaux de 250 postes. Cela suppose un réseau très rapide et de très bonne qualité dont Access soit le seul objet. En pratique, si d'autres applications sont partagées, une vingtaine de postes simultanés sont une limite que je conseille¹. Remarquons au passage que les grosses bases de données relationnelles (Oracle, SQL Serveur etc...) sont le plus souvent installées sur un serveur dédié pour obtenir un bon niveau de performance. On peut très bien réserver un PC de quelques centaines d'euros dédié uniquement au serveur d'une base Access...

Les gros systèmes permettent d'administrer plusieurs bases de données dans le même environnement, dont tous les modules sont dans des fichiers séparés. Leur administration est donc complexe.  La conception d'Access permet de travailler sur un seul fichier de base de données qui contient tous les modules d'une base de données que l'on trouve dans les gros SGBDR. (Cf. paragraphe "Pour les curieux de technique" en bas de page).

Access offre également la potentialité supplémentaire d'être doté du langage de programmation VBA (transplantation du Visual Basic 6) qui permet aussi de créer de véritables applications de gestion.

Des bases Access sont parfois utilisées en arrière plan par des éditeurs de logiciels standards de gestion commerciale, de comptabilité, de solutions industrielles.

S'il est nécessaire un jour de faire évoluer une base de données créée avec Access sur de grands réseaux distants et/ou avec de nombreux utilisateurs, il est toujours possible de migrer la partie données d'une base Microsoft Access vers une base Microsoft SQL Server. Il est même possible de gérer les données d'une base SQL Server à partir d'Access ². Votre application  "client/serveur" change ainsi d'envergure.

Les applications Access écrites en VBA peuvent passer toutes leurs informations à Word, à Excel, à des messages Outlook qui disposent de la même technologie

Il est ainsi possible dans une application Access de lancer automatiquement  sous Word des mailings complexes, qui intégreront des données d'Access, d'Excel et même plusieurs états Access complets et graphes ou tableaux de calculs Excel. Ces combinaisons permettent de tirer pleinement partie de la suite Microsoft Office, pour gérer son système d'information, sans que les utilisateurs aient besoin d'être des spécialistes de ces logiciels. Les documents finaux peuvent en outre être modifiés normalement par les utilisateurs, avec leurs habitudes d'utilisateurs "standards" en entreprise.

Des applications Windows, autres que celles de Microsoft, peuvent être lancées par un programme sous Access et parfois être manipulées avec des données provenant d'Access

L'utilisation la plus courante est bien sûr la génération de documents PDF (avant les versions qui ne disposaient pas de cette possibilité). Mais d'autres solutions de pilotage sont envisageables, comme l'acquisition et le lancement de documents d'une gestion documentaire par exemple.

Les applications VBA sous Access peuvent travailler en réseau

Le principe est de stoker les données dans un fichier Access sur n'importe quel ordinateur du réseau qui sert de serveur pour cette base. Chaque poste peut utiliser un autre fichier Access dit "client", qui contient le code VBA et gère le fichier commun des données qui est sur le serveur. Donc les données sont à jour pour tout le monde et chacun dispose de ses programmes VBA sur son propre processeur pour les gérer. Cela allège d'autant le processeur de l'ordinateur serveur. Les fichiers clients peuvent être identiques pour tout le monde ou différenciés selon leurs activités. (Voir ci-dessous "pour les curieux de technique")

Le runtime gratuit d'Access réduit les coûts des applications Access

Pour faire tourner une application écrite en VBA sous Access, on peut s'équiper du logiciel Access. Mais ce n'est pas indispensable. Une version bridée du moteur d'Access permet d'exploiter des applications Access. On l'appelle "Runtime d'Access".

Access runtime est un logiciel gratuit de Microsoft. C'est le moteur d'Access, sans sa partie conception d'applications, qui permet d'utiliser les applications Access élaborées avec la version commerciale d'Access du développeur. Le coût du déploiement des programmes réalisés sous Access peut donc être substantiellement réduit.

Ce programme permet d'exploiter un ou plusieurs programme Access-VBA.

Ce runtime permet donc d'exploiter pleinement une application Access VBA sans acquérir Access et même sans disposer de Word ou d'Excel si le programme VBA ne fait pas appels à ces programmes pour certaines fonctions, comme abordé dans notre page VBA Office. Donc sans aucun produit Microsoft, autre que Windows, on peut faire tourner une application VBA sous Access sans payer autre chose que le développement et la maintenance éventuelle de cette application.

Lorsque qu'on travaille en réseau, chaque poste peut être équipé gratuitement du runtime d'Access.

L'expertise ouverte par la formation des utilisateurs, dont j'ai l'expérience, favorise aussi la capacité d'intégration et d'élaboration adaptée des applications, la réduction des coûts et l'autonomie des utilisateurs

Quand un organisme dispose en interne de collaborateurs et collaboratrices qui ont étudié le fonctionnement d'Access, même sans être capable de mettre seul en œuvre le produit, la compréhension interne de ce que l'on peut attendre d'une application Access, et donc le dialogue avec le concepteur, sont facilités. Il en résulte une meilleure pertinence des applications.

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Pour les curieux de techniques

D'une certaine manière, c'est l'explorateur de fichiers de Windows qui sert d'environnement administration des base de données Access. Même si tous les éléments d'une base Access peuvent être contenus dans un seul fichier, facile à manipuler dans l'explorateur de fichiers de Windows, il est néanmoins conseillé sur un réseau local de travailler sur plusieurs fichiers Access.

Une base Access est en effet constituée d'un fichier informatique unique, "enveloppe" qui contient tous les éléments d'une base : les tables de données, les écrans de saisie, les requêtes, les états imprimables, les macros, les modules de programmes.

Il est possible, et même recommandé, d'utiliser deux "enveloppes" l'une pour les tables de données et l'autre pour les autres éléments. Il est en effet possible "d'attacher" très facilement une ou plusieurs tables de données d'une base à une autre base Access et à des données d'autres produits. Une base Access peut ainsi fédérer des données venant de plusieurs bases de données, même de gros systèmes, de tout éditeur de base  : Oracle, Sql Server, Access, Paradox, etc., et même des feuilles de données d'Excel, voire de listes de documents de traitements de texte ...

Le fait que les données soient enveloppées dans un ou deux fichiers, facilite de façon déterminante la sauvegarde des données par des non-spécialistes. Ce facteur est important dans de petits organismes (PME, service d'une grande entreprise sur un projet particulier, associations) qui ne peuvent pas s'offrir les services d'un informaticien à demeure.

Je qualifie Access d'EBDR (environnement de base de données relationnelle), par opposition aux SGBDR (systèmes de gestion de base de données relationnelle) parce que les SGBDR disposent d'un système de gestion des bases, contrairement à Access qui dispose d'un véritable moteur de base de données relationnelle mais où, en ce qui concerne l'administration des bases, "tout" est possible à condition de se le construire. Par contre grâce à cet environnement, Access dispose de possibilités de développement d'applications autour d'une base de données, alors que pour créer des applications autour des SGBDR il faut avoir recours à des langages externes... dont le VBA.

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1 on parle ici de postes qui ouvrent simultanément la base, mais il peut y avoir beaucoup plus de postes qui aient la possibilité d'accéder à la base - au delà d'une dizaine de postes les performances de réponses se dégradent - Selon Microsoft on peut connecter simultanément 256 postes sur une base Access 2000. L'expérience montre que les limites acceptables sont à diviser par 10 sur un réseau d'entreprise déjà utilisé par d'autres utilisateurs et applications.
2 SQL Server est particulièrement adaptée pour les grands réseaux gérés sur Internet. Ce système est très économe en données transmises sur le réseau, et donc les performances se dégradent peu avec un grand nombre d'utilisateurs. Access 2013 ouvre la possibilité de travailler avec des données stockées sur SQL Serveur en relation avec Sharepoint Server et SQL Azur, mais stoppe les anciens développements de type "ADP" des versions d'Access antérieures.
3 J'ai testé une gestion en réseau local (5 postes) et distant (10 postes en VPN à Paris-Strasbourg-Toulouse sur de l'internet haut débit) d'une petite base Access. Jusqu'ici cela n'a pas posé de problème lié aux accès distants. Les utilisateurs (agents administratifs) sont tout à fait représentatifs des compétences habituelles en informatique que l'on trouve en PME.